Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I. Jakie mamy formy umów?

Umowy mogą być zawierane w formie:

• dorozumianej,
• ustnej,
• dokumentowej,
• pisemnej,
• elektronicznej,
• pisemnej z datą pewną,
• pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym,
• aktu notarialnego.

Nawet umowa zawarta w formie ustnej lub dorozumianej jest co do zasady wiążąca, ale pełną ochronę dają wyłącznie umowy utrwalone na trwałym nośniku, spośród których najpowszechniejsza jest umowa pisemna.

Należy jednak pamiętać, że umowa w formie pisemnej jest zawarta skutecznie, jeśli strony podpisały się na niej własnoręcznie i wymieniły się fizycznymi egzemplarzami podpisanego tekstu umowy. Przesłanie kontrahentowi skanu podpisanej umowy nie będzie oznaczać skutecznego zawarcia umowy w formie pisemnej. W takim wypadku strony zawierają umowę wyłącznie w formie dokumentowej.

Forma dokumentowa jest przy tym równie powszechną formą zawierania umów i obejmuje oświadczenia składane na trwałym nośniku informacji, w sposób pozwalający na ustalenie treści umowy i osób ją zawierających (np. mailem, smsem, nagraniem itp.).

Alternatywą dla formy pisemnej jest natomiast forma elektroniczna, opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Umowa taka jest równoważna umowie pisemnej. Należy jednak pamiętać, że wymaga ona podpisu ściśle określonym podpisem kwalifikowanym, pochodzącym od certyfikowanego dostawcy, uwzględnionego na liście Narodowego Centrum Certyfikacji.

Umowa podpisana innym podpisem elektronicznym np. podpisem zaufanym, podpisem osobistym, czy innego rodzaju e-podpisami będzie miała wyłącznie formę dokumentową.

Powyższe rozróżnienie jest o tyle istotne, że niejednokrotnie ustawa zastrzega dla konkretnych umów zachowanie szczególnej formy, np. pisemnej. Niezachowanie szczególnej formy może skutkować przy tym różnymi negatywnymi konsekwencjami.

Nie zawsze jednak niezachowanie zastrzeżonej formy skutkuje nieważnością umowy. Często umowa taka wywołuje skutki, ale brak zastrzeżonej formy utrudnia dochodzenie roszczeń, ponieważ wprowadza ograniczenia dowodowe (np. zakaz przesłuchania świadków na okoliczność treści umowy).

Forma szczególna do celów dowodowych zastrzeżona jest m.in. w umowie:

• umowa pożyczki powyżej 1000 zł – forma dokumentowa,
• umowa o roboty budowlane – forma pisemna,
• umowa dostawy – forma pisemna,
• umowa spółki cywilnej – forma pisemna.

Są jednak przypadki, gdy niezachowanie formy szczególnej wiąże się z nieważnością umowy.

Przykładami umów nieważnych z uwagi na brak formy szczególnej, są np.:  

• umowa sprzedaży nieruchomości – forma aktu notarialnego,
• umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych – forma pisemna,
• umowa majątkowa małżeńska – forma aktu notarialnego,
• umowa poręczenia – forma pisemna,
• umowa sprzedaży udziałów w spółce – forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym.

Dlatego podpisując umowę, zawsze należy w pierwszej kolejności upewnić się, czy nie wymaga ona zachowania jednej ze szczególnych form.

Co jednak istotne, ustawodawca w powyższych przypadkach narzuca formę minimalną, to znaczy, że strony zawsze mogą wybrać formę surowszą (np. akt notarialny zamiast umowy pisemnej), a umowa zawarta w ten sposób będzie ważna i skuteczna.

II. Zmiana i wypowiedzenie umowy.

Przeważnie strony w treści umowy ustalają, jaka forma będzie właściwa dla jej zmiany, wypowiedzenia lub odstąpienia. Jeśli jednak brak jest tego typu postanowień, należy zastosować poniższe zasady określone w ustawie.

Zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia, np. umowa w formie pisemnej, zmiana wymaga formy pisemnej.

Inaczej jednak wygląda kwestia rozwiązania umowy, bowiem, jeśli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Natomiast jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej (np. akt notarialny), jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

O ile zatem intuicyjnie mamy świadomość, że na przykład zmiana umowy zawartej w formie pisemnej wymaga również zachowania formy pisemnej, to już kwestia wypowiedzenia bywa częściej problematyczna. Warto zatem pamiętać, że w niektórych warunkach będzie na przykład dopuszczalne wypowiedzenie umowy w formie dokumentowej (mailem, smsem).

Oczywiście powyższe zasady mają zastosowanie pod warunkiem, że strony nie ustaliły inaczej w treści umowy. Jeśli na przykład strony postanowią, że oświadczenie o wypowiedzeniu umowy pisemnej wymaga dla swojej ważności złożenia oświadczenia na piśmie, to wypowiedzenie mailowe lub smsowe nie będzie skuteczne.

III. Na co zwrócić uwagę przy konstruowaniu umów ?

Umowa już na samym początku powinna zawierać wszystkie ustalenia stron i kompleksowo regulować zasady współpracy. Pozostawienie istotnych kwestii do doprecyzowania (zwłaszcza ustnego) na dalszym etapie realizacji umowy często rodzi zbędne problemy.

Warto zatem pamiętać o następujących elementach umowy:

• szczegółowo określ przedmiot umowy oraz zadania i obowiązki stron. W umowie można zawrzeć odesłanie do dokumentu określającego ten zakres, np. oferty i uczynić go załącznikiem stanowiącym integralną część umowy,
• ustal dokładnie termin realizacji umowy lub harmonogram, a także kwestię odbioru przedmiotu umowy (kto inicjuje odbiór? w jakim terminie? czy strony spisują protokół odbioru? kto bierze udział w odbiorze?),
• określ sposób ustalania wynagrodzenia oraz ewentualnego wynagrodzenia dodatkowego, określ terminy wystawiania faktur VAT i sposób ich doręczenia (w przypadku KSeF ustal, czy nabywcy będą przesyłane mailowo wizualizacje faktur),
• ustal kwestie związane z gwarancją i rękojmią. Jeśli umowa nie zawiera postanowień dotyczących rękojmi, to zastosowanie będą miały przepisy ustawy. Pamiętaj też, że uprawnień z tytułu rękojmi nie można wyłączyć ani ograniczyć w stosunku do konsumentów,
• zdefiniuj, kiedy strona może żądać zapłaty kary umownej i ureguluj ich wysokość, ale pamiętaj, że nie powinny być one wygórowane. Wskaż sposób naliczenia kary umownej i termin zapłaty. Dodaj zapis, który uprawnia do żądania odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku, gdy rozmiar szkody przewyższa wartość kary umownej. Jeśli jesteś stroną bardziej narażoną na naliczenie kar umownych, dodaj maksymalny próg łącznej wysokości wszystkich naliczonych kar, np. 20% wynagrodzenia umownego netto.
• określ formę wypowiedzenia, odstąpienia i zmiany umowy (np. w przypadku umów pisemnych wypowiedzenie, odstąpienie i zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności),
• jeśli umową przenosisz na kontrahenta autorskie prawa majątkowe do stworzonego w ramach współpracy utworu, pamiętaj, że umowa musi zostać zawarta w formie pisemnej,
• gdy umowa zawiera zakaz działalności konkurencyjnej należy szczegółowo zdefiniować tę działalność np. przed odniesienie się do przedmiotu działalności, zasięgu rynku, nazw konkretnych podmiotów konkurencyjnych itp. Zakaz konkurencji nie powinien obejmować zbyt szerokiego zakresu. Jeśli zakaz jest rygorystyczny i ma obowiązywać także po ustaniu umowy to stronie zobowiązanej powinno przysługiwać z tego tytułu adekwatne wynagrodzenie (np. 25% wynagrodzenia umownego). W przeciwnym wypadku takie postanowienia mogą zostać uznane za nieważne, a co za tym idzie nie będą spełniać swojego celu. Warto obwarować zakaz konkurencji precyzyjnie sformułowaną karą umowną,
• jeśli umowa obejmuje ochronę informacji poufnych należy szczegółowo zdefiniować katalog informacji poufnych (np. wskazać konkretne dokumenty, procedury, schematy działania itp.). Jeśli postanowienie będzie zbyt ogólne, a w trakcie współpracy nie poinformujemy wprost kontrahenta, że przekazane mu informacje mają charakter poufny, to umowa nie będzie spełniała swojego celu. Warto zabezpieczyć te postanowienia precyzyjnie sformułowaną karą umowną,
• określ właściwość miejscową sądu na wypadek sporu wynikającego z umowy. Jeśli zawierasz znaczną ilość umów, które często rodzą konflikty, będące później przedmiotem sporu sądowego, ustalenie właściwości miejscowej sądu według siedziby swojego przedsiębiorstwa może zaoszczędzić wiele czasu,
• opisz i przechowuj wraz z tekstem umowy załączniki, które stanowią jej integralną część.

Trzymając się powyższych zasad skonstruujemy kompleksową i skuteczną umowę, która wpłynie pozytywnie na przejrzystość i bezpieczeństwo współpracy.

W przypadku konkretnych pytań dotyczących tego lub innych zagadnień zapraszamy Państwa do kontaktu z Kancelarią pod adresem e-mail: kancelaria@apogado.pl