Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I.  Najważniejsze daty KSeF:

• Od 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.
• Dla pozostałych podmiotów wystawianie faktur w KSeF jest obligatoryjne od 1 kwietnia 2026 r., a przed tym dniem mogą one wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie.

Od powyższej zasady są jednak wyjątki:

• Od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
• Od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. – podatnicy mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (do kwoty 450 zł lub 100 €).

Należy jednak pamiętać, że wszyscy podatnicy zobowiązani są do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli sami nie są jeszcze zobowiązani do ich wystawiania w systemie.

• Od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać kary pieniężne za naruszenie zasad KSeF.

II.  Jak uzyskać dostęp do KSeF ?

W celu uzyskania dostępu do KSeF należy przeprowadzić uwierzytelnienie i potwierdzić swoją tożsamość.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej:

• wystarczy zalogować się przy pomocy profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego na stronie: ksef.mf.gov.pl/web/login 

W przypadku spółek (również spółki cywilnej) i innych osób prawnych:

• jeśli podmiot posiada pieczęć kwalifikowaną – możliwe jest natychmiastowe zalogowanie przy jej pomocy,
• jeśli podmiot nie posiada pieczęci – należy złożyć do Urzędu Skarbowego formularz ZAW-FA i wskazać w nim osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Następnie osoba ta może przeprowadzić logowanie do KSeF przy pomocy profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Następnie w aplikacji KSeF istnieje możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla pracowników lub księgowych.

W aplikacji istnieje również możliwość wygenerowania certyfikatu służącego np. do logowania się do KSeF, wystawiania faktur offline, czy zintegrowania KSeF z oprogramowaniem księgowym. Warto więc wygenerować stosowane certyfikaty zaraz po uzyskaniu dostępu do KSeF, ponieważ może ułatwić to nam dalszą pracę z systemem.

Powyższe wiadomości ułatwią Państwu rozpoczęcie pracy z Krajowym Systemem e-Fakur. Więcej informacji przekażemy Państwu w kolejnych artykułach z tej serii.

W przypadku pytań dotyczących tego lub innych zagadnień zapraszamy Państwa do kontaktu z naszą Kancelarią pod adresem e-mail: kancelaria@apogado.pl