Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I.          Informacje wstępne

Co do zasady, zgodnie z art. 234 ustawy z dnia 15 września 2000 r.  Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 505), dalej: k.s.h. zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje inaczej. Zgromadzenia może odbyć się również w innym miejscu, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Wyjątkiem od tej zasady jest regulacja art. 2341 k.s.h., która stanowi, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.  W poprzednim stanie prawnym możliwość uczestnictwa z zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej wymagała wyraźnego upoważnienia przewidzianego w umowie spółki. Po nowelizacji dokonanej na podstawie ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2020.568), ustawodawca wprowadził generalne zezwolenie na uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, które to zezwolenie może zostać jednak zmodyfikowane w umowie spółki, na mocy ostanowienia zakazującego tej formy uczestnictwa w zgromadzeniu. Innymi słowy, na mocy aktualnie obowiązujących przepisów możliwość uczestnictwa w elektronicznym zgromadzeniu wspólników nie wymaga uprzedniego wprowadzenia w umowie spółki postanowienia zezwalającego na taką formę zgromadzenia – przeciwnie, jeżeli wspólnicy nie przewidują takiej możliwości odbywania zgromadzeń w przyszłości, w umowie spółki winni zawrzeć stosowny zakaz.

      II.          Czym są środki komunikacji elektronicznej?

Komentowana regulacja wprowadza możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników
z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Definicja pojęcia „środki komunikacji elektronicznej” zawarta jest w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zgodnie z którym są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przez pocztę elektroniczną. Wspominany art. 2341 k.s.h. wprowadza możliwość skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej obejmujących w szczególności:

1)     transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym -  w praktyce sprowadza się to do transmitowania drogą elektroniczną obrad zgromadzenia wspólników z miejsca gdzie obrady rzeczywiście się odbywają, do miejsc, w których przebywają wspólnicy spółki;

2)     dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników – rozwiązanie to sprowadza się do zorganizowania wideokonferencji, podczas której prócz transmisji obrad zgromadzenia, wspólnikom zostaje zapewniona możliwość aktywnego udziału w zgromadzeniu i wypowiedzenia się co do tematów objętych porządkiem obrad oraz kwestii formalnych związanych ze zgromadzeniem 

3)     wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników –  przeprowadzenie zgromadzenia wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie wyłącza możliwości uczestnictwa w nim pełnomocnika ustanowionego przez wspólnika, przy czym dokument pełnomocnictwa powinien zostać dostarczony spółce przed rozpoczęciem obrad zgromadzenia wspólników w celu wykazania umocowania pełnomocnika do wzięcia udziału w zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu.

Z powyższego wynika, że na gruncie ustawy Kodeks spółek handlowych, środki komunikacji elektronicznej rozumiane są jako rozwiązania techniczne, które zapewniają komunikację wspólników uprawnionych do uczestnictwa w zgromadzeniu, w czasie rzeczywistym, w tym także gwarantują swobodę wypowiedzi tych osób oraz możliwość wykonania przez nich prawa głosu nad uchwałami wprowadzonymi do porządku obrad. Należy zatem wskazać, iż wymiana korespondencji mailowej pomiędzy wspólnikami nie stanowi rozwiązania zapewniającego wspólnikom komunikację w czasie rzeczywistym, a zatem nie jest środkiem komunikacji elektronicznej, który może zostać wykorzystany przez wspólników do uczestnictwa w zdalnych obradach zgromadzenia.

    III.          Jakie przeprowadzić zgromadzenie wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej?

Wspomniana na wstępie regulacja ustawowa nie określa szczególnych wymogów formalnych i technicznych związanych z przeprowadzeniem zgromadzenia wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Zasady te muszą zostać określone w regulaminie, którego ustalenie spoczywa na wspólnikach, a w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których występuje rada nadzorcza – na radzie nadzorczej. Uchwałę w przedmiocie ustalenia regulaminu uczestnictwa w obradach walnego zgromadzenia, które odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej właściwy organ podejmuje jak każdą inną uchwałę – to jest w trybie wskazanym w umowie spółki lub ustawie, ze wskazaniem liczby głosów które biorą udział w głosowaniu nad uchwałą oraz ilości głosów oddanych za uchwałą, głosów przeciw i głosów wstrzymujących się. Jak stanowi art. 2341 § k.s.h. udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może zatem przewidywać postanowień, które w jakikolwiek sposób mogłyby rozróżniać sytuację wspólników pod kątem możliwości uczestnictwa w zdalnym posiedzeniu i realizacji przysługujących i praw. Z kolei za dopuszczalne - a co więcej pożądane z punktu widzenia transparentności i równorzędnych praw wspólników - należy uznać wszelkiego rodzaju regulacje dotyczące kwestii technicznych , w tym w szczególności:

-       wskazanie środków komunikacji elektronicznej za pomocą których udział z zgromadzeniu wspólników będzie możliwy np. poprzez dedykowaną platformę informatyczną, aplikację do wideokonferencji,

-       sprecyzowanie wymagań technicznych dotyczących łącza internetowego, oprogramowania komputerowego oraz specyfikacji platformy/ komunikatora, ewentualnym wsparciu technicznym,

-       zdefiniowanie warunków zgłaszania chęci wzięcia udziału z zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

-       informację o zasadach dostępu do platformy/komunikatora, sposobie potwierdzania uczestniczenia w tym zgromadzeniu,

-       określenie regulacji dotyczących wypowiadania się przez wspólników podczas zgromadzenia,

-       zasadach wykonywania prawa głosu nad uchwałami objętymi porządkiem obrad

Zgromadzenie wspólników, którzy uczestniczą w nim za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w dalszym ciągu zgromadzenie, poddane wymogom wynikającym z kodeksu spółek handlowych. Pamiętać zatem należy o obowiązku dokonania przez zwołującego zgromadzenie – czyli w większości przypadków zarząd - zawiadomienia wspólników o planowanym zgromadzeniu.
W zawiadomieniu tym, prócz obligatoryjnych elementów wynikających z art. 238 k.s.h., należy poinformować wspólników o zasadach uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym w szczególności o zasadach związanych z wykonywaniem prawa głosu oraz trybie wniesienia sprzeciwu wobec uchwał podjętych podczas zdalnego zgromadzenia. Należy mieć na uwadze także regulację artykułu 248 k.s.h., który nakazuje sporządzić protokół z uchwałami zgromadzenia wspólników oraz dołączyć do niego listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Pamiętać należy także o tym, że uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie oznacza, że zgromadzenie odbywa się wirtualnie – w dalszym ciągu obowiązują zasady dotyczące konieczności przeprowadzenia zgromadzenia w konkretnym miejscu na terytorium Polski. Oznacza to, że na miejscu obrad, określonym zgodnie z postanowieniami umowy spółki, muszą przebywać przynajmniej przewodniczący i protokolant zgromadzenia.

W przypadku dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Zachęcamy także to śledzenia strony internetowej oraz profilu Kancelarii na Facebook.