Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

W jednym z ostatnich artykułów pisaliśmy o nadchodzącej nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzającej dodatkowe dni wolne dla pracowników:
( https://www.apogado.pl/nadchodzace-zmiany-w-kodeksie-pracy-dodatkowe-dni-wolne-dla-pracownikow ).

Natomiast niniejszy artykuł poświęcamy kolejnemu projektowi nowelizacji Kodeksu pracy  (https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?id=5D0191B79D36D6B0C125885B005176CA), którego celem jest m.in. uregulowanie zasad pracy zdalnej. Nie jest to wersja ostateczna nowych przepisów Kodeksu pracy i może ulec ona zmianom, jednakże już teraz warto zapoznać się z planowanymi rozwiązaniami. Wejście w życie nowych przepisów przewiduje się najprawdopodobniej w I lub II kwartale 2023 roku.

1.Kiedy pracownik będzie mógł pracować zdalnie?

Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika będzie wymagało powzięcia uzgodnień w tym zakresie między stronami umowy o pracę tj. pracodawcą a pracownikiem. Będzie to mogło nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy albo już w trakcie zatrudnienia.

Zakres takiego uzgodnienia będzie obejmować: fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie; czy będzie to praca zdalna częściowa, czy też całkowita, jak również wskazywać miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości ustalenia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z prawem.

Dodatkowo projekt ustawy nowelizującej Kodeks pracy przewiduje  trzy modele pracy zdalnej, mające charakter szczególny i wyjątkowy względem przedstawionej powyżej zasady tj.:   

I. Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Polecenie to będzie możliwe w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii,

oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także wtedy, gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy nie będzie czasowo możliwe z racji wystąpienia siły wyższej.

Pracodawca z jednodniowym uprzedzeniem będzie mógł cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, a pracownik wykonujący pracę zdalną będzie musiał powrócić do wykonywania pracy w formie tradycyjnej.

Polecenie pracodawcy co do zdalnego wykonywania pracy będzie również wiążące tylko wtedy, gdy pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

II. Pracownik bedzie mógł  złożyć do pracodawcy wniosek o tzw. okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej.

Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie będzie mógł przekroczyć 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, a Pracodawca nie będzie zobowiązany do skierowania pracownika na „okazjonalną” pracę zdalną. Projekt ustawy przewiduje, że pracodawca w miarę możliwości uwględnia wniosek pracownika. Co warte zauważenia w tym wariancie pracy zdalanej; koszty okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej ponosić będzie pracownik, który wnioskował o okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej.

Pracownik będzie mógł złożyć wniosek o okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej, jednak jak wskazano powyżej co do zasady pracodawca nie będzie zobowiązany do jego uwzględnienia. W przypadku odmowy, pracodawca  poinformuje pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

III. Projekt Kodeksu pracy przewiduje również szczególne rozwiązanie, zgodnie z którym pracodawca uwzględni wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do lat 4,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, podsiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W powyższych przypadkach; pracodawca co do zasady nie może odrzucić wniosku pracownika, postulującego o świadczenie pracy zdalnej, chyba że skierowanie pracownika do pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

2. Co z kosztami pracy zdalnej?

Nowelizowany art. 67(24) § 1 KP przewiduje, że pracodawca będzie obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2 , regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 5  zdanie drugie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Pracodawca obowiązany będzie tym samym do pokrycia kosztów pracy zdalnej i wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracowników w związku z pracą zdalną.

Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu pracodawca będzie musiał określić w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową (lub organizacjami), a jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe – w regulaminie, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Brak porozumienia zawartego z zakładową organizacją związkową lub brak regulaminu dotyczącego pracy zdalnej nie będzie stał na przeszkodzie w wykonywaniu przez pracownika pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca  będzie musiał określić zasady wykonywania pracy zdalnej (w tym zasad rozliczania z pracownikami kosztów pracy zdalnej) w porozumieniu zawartym z pracownikami, a w przypadku gdy np. z powodu stanu zagrożenia epidemicznego pracodawca poleci pracownikom wykonywanie pracy zdalnej – określi je w poleceniu.

3. Kontrola pracy zdalnej.

W porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu lub  w porozumieniu z pracownikiem, o których była  mowa powyżej, pracodawca będzie musiał zawrzeć nie tylko zasady pokrywania kosztów oraz zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, ale również zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej, zasady kontroli w zakresie BHP oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych w pracy zdalnej.

Nowe przepisy umożliwią pracodawcy przeprowadzenie kontroli w godzinach pracy zdalnej pracownika, w porozumieniu z pracownikiem. W czasie kontroli, pracodawca nie będzie mógł naruszyć prywatności pracownika pracującego zdalnie i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek wątpliwości związane z planowanymi zmianami w Kodeksie pracy, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią: kancelaria@apogado.pl