Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I. Niedostępność KSeF.

W przypadku awarii lub niedostępności, KSeF można obsługiwać także w trybie offline.

Ministerstwo Finansów przygotowało 4 tryby, stosowane w różnych, opisanych poniżej przypadkach:

• Tryb offline24.

• Fakturę w trybie Offline24 można wystawić w każdej sytuacji, która obejmuje problemy z dostępnością po stronie podatnika (np. brak Internetu, problemy z obsługą KSeF itp.,
• Fakturę należy wystawić w formie elektronicznej,
• Faktura musi zawierać wszystkie dane i elementy wymagane przez KSeF,
• Fakturę należy oznaczyć dwoma kodami QR: pierwszy do oznaczenia faktury w KSeF, a drugi umożliwiający weryfikację certyfikatu wystawcy,
• Podatnik najpóźniej w następnym dniu roboczym musi przesłać fakturę do KSeF,

•  Tryb offline – niedostępność KSeF.

• Tryb ten stosuje się w przypadku zaplanowanej niedostępności KSeF, ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i w aplikacji,
• Fakturę należy wystawić w formie elektronicznej, faktura musi zawierać dane i elementy wymagane przez KSeF,
• Fakturę należy oznaczyć dwoma kodami QR,
• Podatnik najpóźniej w następnym od ustania niedostępności dniu roboczym musi przesłać fakturę do KSeF.

• Tryb awaryjny.

• Tryb ten stosuje się w przypadku awarii KSeF, ogłoszonej w BIP MF i w aplikacji,
• Fakturę należy wystawić w formie elektronicznej, faktura musi zawierać dane i elementy wymagane przez KSeF,
• Fakturę należy oznaczyć dwoma kodami QR,
• Podatnik najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia awarii musi przesłać fakturę do KSeF.

• Awaria całkowita.

• Mowa tu o sytuacji nadzwyczajnej (wojna, kataklizmy itp.), gdy system przestanie działać a Ministerstwo nie będzie miało możliwości ogłoszenia awarii w BIP,
• MF poinformuje o awarii całkowitej w innych środkach przekazu, np. telewizji, gazecie, radiu, na innych stronach Internetowych,
• Fakturę wystawia się w formie elektronicznej lub papierowej, obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• Brak obowiązku przesłania faktury do KSeF po ustaniu awarii,
• Brak obowiązku zamieszkania kodów QR.

•  II. Przydatne wskazówki

Warto również pamiętać, że:

• Terminem wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF,
• Terminem doręczenia faktury jest data nadania jej numeru w KSeF,
• Faktury „proforma” nie wystawia się w KSeF,
• Korekta faktury musi zostać wystawiona w KSeF,
• Możesz udzielić swojej księgowości dostępu do faktur Twojej firmy (pamiętaj jednak by ustalić procedurę akceptowania faktur kosztowych – do Twojego systemu mogą bowiem trafić omyłkowo faktury, które Cię nie dotyczą lub których nie uznajesz),
• Zmień wzory umów – zaktualizuj postanowienia w przedmiocie sposobu doręczania faktur, terminów płatności oraz informacji poufnych,
• Odliczenie VATu możliwe jest nawet w przypadku wystawienia nam przez kontrahenta faktury poza KSeF (interpretacja Dyrektora KAS z dnia stycznia 2026 r., 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO),

Powyższe wiadomości ułatwią Państwu rozpoczęcie pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Więcej informacji przekażemy Państwu w kolejnych artykułach z tej serii.

W przypadku pytań dotyczących tego lub innych zagadnień zapraszamy Państwa do kontaktu z Kancelarią pod adresem e-mail: kancelaria@apogado.pl